System zarządzania dokumentami
DMS jest systemem komputerowym(lub zbiorem programów ) używanym do śledzenia i przechowywania dokumentów elektronicznych i/lub obrazów dokumentów papierowych. Założenie systemu pokrywa się częściowo z systemami zarządzania treścią CMS i jest często rozpatrywany jako część Systemu Kontroli Zawartości Przedsiębiorstwa (ECM) oraz jest często związany z takimi systemami jak :digital asset management, document imaging, workflow systems oraz records management systems.
System obiegu dokumentów jest systemem który może być wykorzystywane od najmniejszych do największych przedsiębiorstw. W pracy z dokumentami napotykamy kilka problemów w zależności czy system jest informacyjny, ad-hoc, system oparty na papierze lub może być formalnym strukturyzowanym systemem informatycznym współdzielonym przez wiele jednostek w wielu biurach. Większość sposobów zarządzania dokumentami cechuje się nastawieniem na konkretne funkcjonalności:
- Lokacja-gdzie dokument będzie przechowywany? gdzie muszą się udać pracownicy aby mieć dostęp do dokumentów?
- Wypełnianie-w jaki sposób dokument zostanie wypełniony, jak zostanie skatalogowany? jakie metody zostaną użyte ?
- Odzyskiwanie-jak znaleźć dokument którego szukamy? Jakie informacje na temat dokumentów zostaną skatalogowane i zapisane?
- Bezpieczeństwo-w jaki sposób dokumenty będą zabezpieczone
- Odzyskiwanie Dokumentów-w jaki sposób można odzyskać dokumenty w przypadku zniszczenia na skutek awari bądź losowy
- Długość przechowywania-jak długo dokumenty są przechowywane na serwerze?
- Archiwizacja-jak dokumenty zostaną zarchiwizowane celem przyszłego otwarcia w razie potrzeby?
- Dystrybucja-w jaki sposób dokumenty zostaną dostarczone do potrzebujących ich pracowników
- Obieg-jakie zasady rządzą wymianą dokumentów między użytkownikami
- Tworzenie-w jaki sposób można dodawać i tworzyć nowe dokumenty ?
- Autentyczność-jak sprawdzić i ewentualnie poświadczać o autentyczności dokumentów